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¿Qué es el formato PDFA?

Formato de Archivo de Documento Portátil

PDF/A es una versión estandarizada por ISO del formato de documento portátil (PDF) especializada para la preservación digital de documentos electrónicos. PDF/A difiere de PDF al prohibir funciones inadecuadas para el archivo a largo plazo, como la vinculación de fuentes (en lugar de la incrustación de fuentes) y el cifrado. Los requisitos ISO para los visores de archivos PDF/A incluyen pautas de administración de color, compatibilidad con fuentes incrustadas y una interfaz de usuario para leer anotaciones incrustadas.

El estándar PDF/A no es un formato único, sino una serie de estándares bajo el paraguas de PDF/A, cada uno de los cuales satisface necesidades específicas y aborda requisitos de archivo particulares. Los estándares más utilizados son PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3. PDF/A-1 se basa en PDF 1.4 y fue el primer estándar que se publicó; PDF/A-2 se basa en PDF 1.7 y permite medios y funcionalidades más enriquecidos; y PDF/A-3, que también se basa en PDF 1.7, permite la incrustación de archivos que no son PDF/A.

En el contexto de PDF/A, el término "nivel de conformidad" se refiere al grado en que un documento PDF/A se adhiere a los requisitos específicos del estándar. Hay dos niveles de conformidad: "a" (accesible) y "b" (básico). El cumplimiento del nivel "a" indica que el documento no solo se conserva visualmente, sino que también contiene estructura y etiquetado adicionales para accesibilidad, como para lectores de pantalla utilizados por personas con discapacidad visual. El cumplimiento del nivel "b" garantiza que se conserve la apariencia visual, pero no requiere que el documento sea accesible.

Una de las características clave de PDF/A es el uso de fuentes incrustadas. Esto garantiza que el documento se pueda mostrar e imprimir en el futuro exactamente como se pretendía, independientemente de si las fuentes originales están disponibles en el sistema de visualización. La incrustación de fuentes aumenta el tamaño del archivo, pero proporciona una forma más confiable de preservar la apariencia original del documento. PDF/A también exige que la información de color se almacene de forma independiente del dispositivo, lo que significa que los colores del documento deben aparecer igual independientemente del dispositivo utilizado para ver o imprimir el documento.

PDF/A también prohíbe el uso de ciertas funciones que no son propicias para el archivo a largo plazo. Estos incluyen cifrado, contenido de audio y video, JavaScript y lanzamientos de archivos ejecutables y transparencia. El uso de estas funciones podría potencialmente hacer que los documentos sean ilegibles en el futuro a medida que las tecnologías evolucionan y ciertas funcionalidades se vuelven obsoletas o ya no son compatibles.

La creación de un documento PDF/A generalmente implica convertir un documento de su formato original (como Word o Excel) al formato PDF/A utilizando una herramienta de creación de PDF. Esta herramienta debe ser capaz de incrustar todos los componentes necesarios (como fuentes y perfiles de color) y eliminar cualquier función que no esté permitida según el estándar PDF/A. También es importante validar el documento PDF/A resultante para garantizar que cumpla con los requisitos del estándar. La validación se puede realizar utilizando un software especializado que verifica el documento con la especificación PDF/A.

La preservación de metadatos es otro aspecto importante del estándar PDF/A. Los metadatos en los documentos PDF/A incluyen información sobre el documento en sí, como el título, el autor, el tema y las palabras clave. Estos metadatos se almacenan en el formato XMP (plataforma de metadatos extensible), que es un estándar ISO para la creación, procesamiento e intercambio de metadatos estandarizados y personalizados para documentos digitales y conjuntos de datos. XMP está diseñado para permitir una fácil integración e intercambio de metadatos entre diferentes aplicaciones y plataformas.

PDF/A se utiliza ampliamente en industrias y organizaciones donde la preservación de documentos es fundamental. Esto incluye agencias gubernamentales, sistemas legales, bibliotecas y archivos. El uso de PDF/A ayuda a garantizar que los documentos sigan siendo legibles y auténticos durante muchos años, lo cual es esencial para cumplir con los requisitos legales y para mantener la integridad de los documentos históricos e importantes. El formato también es beneficioso para individuos y empresas que buscan archivar documentos para almacenamiento a largo plazo sin el riesgo de perder el acceso al contenido debido a la obsolescencia tecnológica.

El proceso de archivar documentos en formato PDF/A puede ser parte de una estrategia de gestión de documentos más amplia. Esta estrategia puede implicar el uso de sistemas de gestión de documentos (DMS) que admiten el estándar PDF/A y pueden manejar la conversión, validación y preservación de documentos. Estos sistemas a menudo incluyen funciones como control de versiones, control de acceso y pistas de auditoría, que brindan capas adicionales de seguridad y trazabilidad para documentos archivados.

Si bien PDF/A está diseñado para la preservación a largo plazo, no es inmune a los desafíos de la preservación digital. Uno de esos desafíos es la necesidad de una gestión y migración continuas de archivos digitales. A medida que la tecnología cambia, puede ser necesario migrar documentos PDF/A a versiones más nuevas del estándar o a otros formatos para mantener la accesibilidad y legibilidad. Esto requiere una planificación y ejecución cuidadosas para garantizar que los documentos no pierdan su integridad o autenticidad durante el proceso de migración.

Otra consideración al utilizar PDF/A es la necesidad de control de calidad durante el proceso de creación. Dado que los documentos PDF/A están destinados a ser una representación fiel y precisa del contenido original, es importante asegurarse de que el proceso de conversión no introduzca errores u omisiones. Esto puede implicar verificar la integridad de los documentos, la precisión del texto y las imágenes y la incrustación correcta de fuentes y perfiles de color. El control de calidad es especialmente importante para documentos que contienen información crítica o que deben cumplir con estrictos estándares regulatorios.

El estándar PDF/A continúa evolucionando a medida que surgen nuevas necesidades y tecnologías. La Asociación PDF, un consorcio internacional de empresas y organizaciones que promueven la adopción de la tecnología PDF, trabaja activamente en el desarrollo de estándares PDF, incluido PDF/A. Proporcionan recursos y pautas para implementar PDF/A y contribuyen al desarrollo continuo del estándar para abordar los requisitos emergentes y garantizar que siga siendo relevante para la preservación digital a largo plazo.

En conclusión, PDF/A es un formato robusto diseñado para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Su enfoque en incrustar todo el contenido necesario, prohibir ciertas funciones y garantizar la representación del color independiente del dispositivo lo convierte en una opción ideal para archivar documentos importantes. Si bien es un formato confiable, requiere una implementación cuidadosa y una gestión continua para garantizar que los documentos sigan siendo accesibles y auténticos con el tiempo. A medida que la tecnología continúa evolucionando, también lo hará el estándar PDF/A, asegurando que siga siendo una herramienta clave en el campo de la preservación digital.

Formatos de archivo compatibles

AAI.aai

Imagen Dune AAI

AI.ai

Adobe Illustrator CS2

AVIF.avif

Formato de archivo de imagen AV1

AVS.avs

Imagen X AVS

BAYER.bayer

Imagen Bayer en bruto

BMP.bmp

Imagen bitmap de Microsoft Windows

CIN.cin

Archivo de imagen Cineon

CLIP.clip

Máscara de clip de imagen

CMYK.cmyk

Muestras de cian, magenta, amarillo y negro en bruto

CMYKA.cmyka

Muestras de cian, magenta, amarillo, negro y alfa en bruto

CUR.cur

Icono de Microsoft

DCX.dcx

ZSoft IBM PC Paintbrush multipágina

DDS.dds

Superficie DirectDraw de Microsoft

DPX.dpx

Imagen SMTPE 268M-2003 (DPX 2.0)

DXT1.dxt1

Superficie DirectDraw de Microsoft

EPDF.epdf

Formato de documento portátil encapsulado

EPI.epi

Formato de intercambio PostScript encapsulado de Adobe

EPS.eps

PostScript encapsulado de Adobe

EPSF.epsf

PostScript encapsulado de Adobe

EPSI.epsi

Formato de intercambio PostScript encapsulado de Adobe

EPT.ept

PostScript encapsulado con vista previa TIFF

EPT2.ept2

PostScript encapsulado Nivel II con vista previa TIFF

EXR.exr

Imagen de alto rango dinámico (HDR)

FARBFELD.ff

Farbfeld

FF.ff

Farbfeld

FITS.fits

Sistema de Transporte de Imagen Flexible

GIF.gif

Formato de intercambio de gráficos CompuServe

GIF87.gif87

Formato de intercambio de gráficos CompuServe (versión 87a)

GROUP4.group4

CCITT Grupo 4 en bruto

HDR.hdr

Imagen de alto rango dinámico

HRZ.hrz

Televisión de barrido lento

ICO.ico

Icono de Microsoft

ICON.icon

Icono de Microsoft

IPL.ipl

Imagen de ubicación IP2

J2C.j2c

Flujo JPEG-2000

J2K.j2k

Flujo JPEG-2000

JNG.jng

Gráficos JPEG Network

JP2.jp2

Sintaxis de formato de archivo JPEG-2000

JPC.jpc

Flujo JPEG-2000

JPE.jpe

Formato JFIF del Grupo Conjunto de Expertos en Fotografía

JPEG.jpeg

Formato JFIF del Grupo Conjunto de Expertos en Fotografía

JPG.jpg

Formato JFIF del Grupo Conjunto de Expertos en Fotografía

JPM.jpm

Sintaxis de formato de archivo JPEG-2000

JPS.jps

Formato JPS del Grupo Conjunto de Expertos en Fotografía

JPT.jpt

Sintaxis de formato de archivo JPEG-2000

JXL.jxl

Imagen JPEG XL

MAP.map

Base de datos de imágenes sin costuras multiresolución (MrSID)

MAT.mat

Formato de imagen MATLAB nivel 5

PAL.pal

Mapa de pixeles Palm

PALM.palm

Mapa de pixeles Palm

PAM.pam

Formato común de mapa de bits 2-dimensional

PBM.pbm

Formato de mapa de bits portable (blanco y negro)

PCD.pcd

Photo CD

PCDS.pcds

Photo CD

PCT.pct

Apple Macintosh QuickDraw/PICT

PCX.pcx

ZSoft IBM PC Paintbrush

PDB.pdb

Formato Palm Database ImageViewer

PDF.pdf

Formato de Documento Portátil

PDFA.pdfa

Formato de Archivo de Documento Portátil

PFM.pfm

Formato flotante portable

PGM.pgm

Formato de mapa de grises portable (escala de grises)

PGX.pgx

Formato sin comprimir JPEG 2000

PICON.picon

Icono personal

PICT.pict

Apple Macintosh QuickDraw/PICT

PJPEG.pjpeg

Formato JFIF del Grupo Conjunto de Expertos en Fotografía

PNG.png

Gráficos de red portátiles

PNG00.png00

PNG que hereda profundidad de bits, tipo de color de la imagen original

PNG24.png24

RGB opaco o transparente binario de 24 bits (zlib 1.2.11)

PNG32.png32

RGBA opaco o transparente binario de 32 bits

PNG48.png48

RGB opaco o transparente binario de 48 bits

PNG64.png64

RGBA opaco o transparente binario de 64 bits

PNG8.png8

Índice opaco o transparente binario de 8 bits

PNM.pnm

Anymap portable

PPM.ppm

Formato de mapa de bits portable (color)

PS.ps

Archivo PostScript de Adobe

PSB.psb

Formato de documento grande de Adobe

PSD.psd

Mapa de bits Photoshop de Adobe

RGB.rgb

Muestras de rojo, verde y azul en bruto

RGBA.rgba

Muestras de rojo, verde, azul y alfa en bruto

RGBO.rgbo

Muestras de rojo, verde, azul y opacidad en bruto

SIX.six

Formato de gráficos DEC SIXEL

SUN.sun

Formato Rasterfile de Sun

SVG.svg

Gráficos vectoriales escalables

SVGZ.svgz

Gráficos vectoriales escalables comprimidos

TIFF.tiff

Formato de archivo de imagen etiquetado

VDA.vda

Imagen Truevision Targa

VIPS.vips

Imagen VIPS

WBMP.wbmp

Imagen inalámbrica Bitmap (nivel 0)

WEBP.webp

Formato de imagen WebP

YUV.yuv

CCIR 601 4:1:1 o 4:2:2

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