Просмотр PDFs

PDF/A — это стандартизированная ISO-версия формата переносимых документов (PDF), специализированная для цифрового сохранения электронных документов. PDF/A отличается от PDF тем, что запрещает функции, непригодные для долгосрочного архивирования, такие как связывание шрифтов (в отличие от внедрения шрифтов) и шифрование. Требования ISO для просмотрщиков файлов PDF/A включают рекомендации по управлению цветом, поддержку встроенных шрифтов и пользовательский интерфейс для чтения встроенных аннотаций.

Стандарт PDF/A — это не единый формат, а серия стандартов под эгидой PDF/A, каждый из которых удовлетворяет конкретные потребности и отвечает определенным требованиям архивирования. Наиболее часто используемыми стандартами являются PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3. PDF/A-1 основан на PDF 1.4 и был первым опубликованным стандартом; PDF/A-2 основан на PDF 1.7 и допускает более насыщенные медиа и функциональность; а PDF/A-3, который также основан на PDF 1.7, допускает внедрение файлов, не являющихся PDF/A.

В контексте PDF/A термин «уровень соответствия» относится к степени соответствия документа PDF/A конкретным требованиям стандарта. Существует два уровня соответствия: «a» (доступный) и «b» (базовый). Соответствие уровню «a» указывает на то, что документ не только сохраняется визуально, но и содержит дополнительную структуру и теги для обеспечения доступности, например для программ чтения с экрана, используемых людьми с нарушениями зрения. Соответствие уровню «b» гарантирует сохранение визуального представления, но не требует доступности документа.

Одной из ключевых особенностей PDF/A является использование встроенных шрифтов. Это гарантирует, что документ можно будет отображать и печатать в будущем в точности так, как задумано, независимо от того, доступны ли исходные шрифты в системе просмотра. Внедрение шрифтов увеличивает размер файла, но обеспечивает более надежный способ сохранения исходного вида документа. PDF/A также предписывает хранить цветовую информацию независимо от устройства, что означает, что цвета в документе должны выглядеть одинаково независимо от устройства, используемого для просмотра или печати документа.

PDF/A также запрещает использование определенных функций, которые не способствуют долгосрочному архивированию. К ним относятся шифрование, аудио- и видеоконтент, JavaScript и запуск исполняемых файлов, а также прозрачность. Использование этих функций может потенциально сделать документы нечитаемыми в будущем, поскольку технологии развиваются, а определенные функции устаревают или перестают поддерживаться.

Создание документа PDF/A обычно включает преобразование документа из его исходного формата (например, Word или Excel) в формат PDF/A с помощью инструмента создания PDF. Этот инструмент должен иметь возможность внедрять все необходимые компоненты (например, шрифты и цветовые профили) и удалять любые функции, которые не допускаются стандартом PDF/A. Также важно проверить полученный документ PDF/A, чтобы убедиться, что он соответствует требованиям стандарта. Проверка может быть выполнена с помощью специализированного программного обеспечения, которое проверяет документ на соответствие спецификации PDF/A.

Сохранение метаданных — еще один важный аспект стандарта PDF/A. Метаданные в документах PDF/A включают информацию о самом документе, такую как название, автор, тема и ключевые слова. Эти метаданные хранятся в формате XMP (eXtensible Metadata Platform), который является стандартом ISO для создания, обработки и обмена стандартизированными и пользовательскими метаданными для цифровых документов и наборов данных. XMP предназначен для обеспечения простой интеграции и обмена метаданными между различными приложениями и платформами.

PDF/A широко используется в отраслях и организациях, где сохранение документов имеет решающее значение. К ним относятся государственные учреждения, правовые системы, библиотеки и архивы. Использование PDF/A помогает гарантировать, что документы останутся читаемыми и подлинными в течение многих лет, что необходимо для соблюдения правовых требований и поддержания целостности исторических и важных документов. Этот формат также полезен для частных лиц и предприятий, желающих архивировать документы для долгосрочного хранения без риска потери доступа к содержимому из-за технологического устаревания.

Процесс архивирования документов в формате PDF/A может быть частью более крупной стратегии управления документами. Эта стратегия может включать использование систем управления документами (DMS), которые поддерживают стандарт PDF/A и могут обрабатывать преобразование, проверку и сохранение документов. Эти системы часто включают такие функции, как контроль версий, контроль доступа и журналы аудита, которые обеспечивают дополнительные уровни безопасности и отслеживаемости для архивированных документов.

Хотя PDF/A предназначен для долгосрочного сохранения, он не защищен от проблем цифрового сохранения. Одной из таких проблем является необходимость постоянного управления и миграции цифровых архивов. По мере изменения технологий может возникнуть необходимость миграции документов PDF/A в более новые версии стандарта или в другие форматы для поддержания доступности и читаемости. Это требует тщательного планирования и выполнения, чтобы гарантировать, что документы не потеряют свою целостность или подлинность в процессе миграции.

Еще одним соображением при использовании PDF/A является необходимость контроля качества в процессе создания. Поскольку документы PDF/A предназначены для того, чтобы быть истинным и точным представлением исходного содержимого, важно убедиться, что процесс преобразования не приводит к ошибкам или пропускам. Это может включать проверку документов на полноту, точность текста и изображений, а также правильное внедрение шрифтов и цветовых профилей. Контроль качества особенно важен для документов, содержащих важную информацию или которые должны соответствовать строгим нормативным стандартам.

Стандарт PDF/A продолжает развиваться по мере появления новых потребностей и технологий. Ассоциация PDF, международный консорциум компаний и организаций, которые продвигают внедрение технологии PDF, активно работает над разработкой стандартов PDF, включая PDF/A. Они предоставляют ресурсы и рекомендации по внедрению PDF/A и вносят вклад в постоянное развитие стандарта для удовлетворения новых требований и обеспечения его актуальности для долгосрочного цифрового сохранения.

В заключение, PDF/A — это надежный формат, предназначенный для долгосрочного сохранения электронных документов. Его акцент на внедрении всего необходимого содержимого, запрете определенных функций и обеспечении независимого от устройства представления цветов делает его идеальным выбором для архивирования важных документов. Хотя это надежный формат, он требует тщательного внедрения и постоянного управления, чтобы гарантировать, что документы останутся доступными и подлинными с течением времени. По мере развития технологий будет развиваться и стандарт PDF/A, что обеспечит его роль ключевого инструмента в области цифрового сохранения.