Zobacz metadane EXIF dla PDFA

PDF/A to wersja Portable Document Format (PDF) zgodna z normą ISO, specjalnie opracowana do cyfrowej archiwizacji dokumentów elektronicznych. PDF/A różni się od PDF tym, że zabrania stosowania funkcji nieodpowiednich do długoterminowego archiwizowania, takich jak łączenie czcionek (w przeciwieństwie do osadzania czcionek) i szyfrowanie. Wymagania ISO dla przeglądarek plików PDF/A obejmują wytyczne dotyczące zarządzania kolorami, obsługę osadzonych czcionek i interfejs użytkownika do odczytywania osadzonych adnotacji.

Standard PDF/A nie jest pojedynczym formatem, lecz serią standardów objętych parasolem PDF/A, z których każdy służy określonym potrzebom i spełnia szczególne wymagania archiwizacyjne. Najczęściej używanymi standardami są PDF/A-1, PDF/A-2 i PDF/A-3. PDF/A-1 opiera się na PDF 1.4 i był pierwszym opublikowanym standardem; PDF/A-2 opiera się na PDF 1.7 i umożliwia bogatsze media i funkcjonalność; a PDF/A-3, który również opiera się na PDF 1.7, umożliwia osadzanie plików innych niż PDF/A.

W kontekście PDF/A termin „poziom zgodności” odnosi się do stopnia, w jakim dokument PDF/A spełnia określone wymagania normy. Istnieją dwa poziomy zgodności: „a” (dostępny) i „b” (podstawowy). Zgodność z poziomem „a” oznacza, że dokument jest nie tylko zachowany wizualnie, ale zawiera również dodatkową strukturę i tagowanie w celu zapewnienia dostępności, na przykład dla czytników ekranowych używanych przez osoby niedowidzące. Zgodność z poziomem „b” zapewnia zachowanie wyglądu wizualnego, ale nie wymaga, aby dokument był dostępny.

Jedną z kluczowych cech PDF/A jest użycie osadzonych czcionek. Dzięki temu dokument można wyświetlać i drukować w przyszłości dokładnie tak, jak zamierzono, niezależnie od tego, czy oryginalne czcionki są dostępne w systemie wyświetlania. Osadzanie czcionek zwiększa rozmiar pliku, ale zapewnia bardziej niezawodny sposób zachowania oryginalnego wyglądu dokumentu. PDF/A nakazuje również, aby informacje o kolorze były przechowywane w sposób niezależny od urządzenia, co oznacza, że kolory w dokumencie powinny wyglądać tak samo niezależnie od urządzenia używanego do wyświetlania lub drukowania dokumentu.

PDF/A zabrania również korzystania z niektórych funkcji, które nie sprzyjają długoterminowemu archiwizowaniu. Należą do nich szyfrowanie, zawartość audio i wideo, uruchamianie plików JavaScript i plików wykonywalnych oraz przezroczystość. Korzystanie z tych funkcji może potencjalnie uniemożliwić odczytywanie dokumentów w przyszłości, ponieważ technologie ewoluują, a niektóre funkcje stają się przestarzałe lub nie są już obsługiwane.

Tworzenie dokumentu PDF/A zwykle polega na konwertowaniu dokumentu z jego oryginalnego formatu (takiego jak Word lub Excel) do formatu PDF/A za pomocą narzędzia do tworzenia plików PDF. To narzędzie musi być w stanie osadzić wszystkie niezbędne komponenty (takie jak czcionki i profile kolorów) i usunąć wszelkie funkcje, które nie są dozwolone zgodnie ze standardem PDF/A. Ważne jest również, aby zweryfikować wynikowy dokument PDF/A, aby upewnić się, że spełnia wymagania normy. Weryfikację można przeprowadzić za pomocą specjalistycznego oprogramowania, które sprawdza dokument zgodnie ze specyfikacją PDF/A.

Zachowanie metadanych to kolejny ważny aspekt standardu PDF/A. Metadane w dokumentach PDF/A zawierają informacje o samym dokumencie, takie jak tytuł, autor, temat i słowa kluczowe. Te metadane są przechowywane w formacie XMP (eXtensible Metadata Platform), który jest standardem ISO do tworzenia, przetwarzania i wymiany standaryzowanych i niestandardowych metadanych dla dokumentów cyfrowych i zestawów danych. XMP został zaprojektowany tak, aby umożliwić łatwą integrację i wymianę metadanych w różnych aplikacjach i platformach.

PDF/A jest szeroko stosowany w branżach i organizacjach, w których zachowanie dokumentów ma kluczowe znaczenie. Obejmuje to agencje rządowe, systemy prawne, biblioteki i archiwa. Korzystanie z PDF/A pomaga zapewnić, że dokumenty pozostaną czytelne i autentyczne przez wiele lat, co jest niezbędne do spełnienia wymogów prawnych i utrzymania integralności historycznych i ważnych dokumentów. Format ten jest również korzystny dla osób fizycznych i firm, które chcą archiwizować dokumenty do długotrwałego przechowywania bez ryzyka utraty dostępu do treści z powodu przestarzałości technologicznej.

Proces archiwizacji dokumentów w formacie PDF/A może być częścią większej strategii zarządzania dokumentami. Strategia ta może obejmować korzystanie z systemów zarządzania dokumentami (DMS), które obsługują standard PDF/A i mogą obsługiwać konwersję, weryfikację i zachowanie dokumentów. Systemy te często zawierają funkcje takie jak kontrola wersji, kontrola dostępu i ślady audytu, które zapewniają dodatkowe warstwy bezpieczeństwa i możliwości śledzenia dla zarchiwizowanych dokumentów.

Chociaż PDF/A jest przeznaczony do długoterminowego przechowywania, nie jest odporny na wyzwania związane z cyfrowym przechowywaniem. Jednym z takich wyzwań jest potrzeba ciągłego zarządzania i migracji archiwów cyfrowych. W miarę rozwoju technologii może być konieczne przeniesienie dokumentów PDF/A do nowszych wersji standardu lub do innych formatów w celu zachowania dostępności i czytelności. Wymaga to starannego planowania i wykonania, aby zapewnić, że dokumenty nie stracą swojej integralności lub autentyczności podczas procesu migracji.

Kolejną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę podczas korzystania z PDF/A, jest potrzeba kontroli jakości podczas procesu tworzenia. Ponieważ dokumenty PDF/A mają być prawdziwym i dokładnym odwzorowaniem oryginalnej treści, ważne jest, aby upewnić się, że proces konwersji nie wprowadza błędów ani pominięć. Może to obejmować sprawdzanie kompletności dokumentów, dokładności tekstu i obrazów oraz poprawnego osadzania czcionek i profili kolorów. Kontrola jakości jest szczególnie ważna w przypadku dokumentów zawierających krytyczne informacje lub które muszą spełniać surowe standardy regulacyjne.

Standard PDF/A stale ewoluuje w miarę pojawiania się nowych potrzeb i technologii. PDF Association, międzynarodowe konsorcjum firm i organizacji promujących przyjęcie technologii PDF, aktywnie pracuje nad rozwojem standardów PDF, w tym PDF/A. Zapewniają zasoby i wytyczne dotyczące wdrażania PDF/A oraz przyczyniają się do ciągłego rozwoju standardu w celu spełnienia nowych wymagań i zapewnienia, że pozostanie on istotny dla długoterminowego cyfrowego przechowywania.

Podsumowując, PDF/A to solidny format przeznaczony do długoterminowego przechowywania dokumentów elektronicznych. Skupienie się na osadzaniu całej niezbędnej zawartości, zakazie niektórych funkcji i zapewnieniu niezależnej od urządzenia reprezentacji kolorów sprawia, że jest to idealny wybór do archiwizacji ważnych dokumentów. Chociaż jest to niezawodny format, wymaga starannego wdrożenia i ciągłego zarządzania, aby zapewnić, że dokumenty pozostaną dostępne i autentyczne w czasie. W miarę rozwoju technologii będzie ewoluował również standard PDF/A, zapewniając, że pozostanie on kluczowym narzędziem w dziedzinie cyfrowego przechowywania.